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MYOB 啟用教學指南:
萬事起頭難，有些人可能會因為在開設公司帳戶時，要建立詳細複雜的公司帳目、客戶和廠商等資料而感到煩惱。為了解決您的煩惱，接下來龍蝦博士首先教您如何簡單建立公司檔！
1. 建立 Create
2. 輸入公司資料 Company Information(見下例)
輸入基本公司資料可以令您在列印報表時清楚顯示聯絡方法。
*公司名稱 *Company Name 必須填寫
3. 輸入年度資料 Tell us your accounting year (見下例)
小心選擇會計年度！
此例的會計年度 Current Financial Year [2014] 是代表 1/4/2013 – 31/3/2014 期間
*如果會計年度是Current Financial Year [2013] 那代表 1/4/2012 – 31/3/2013期間
例子1：
會計年度 Current Financial Year [2014]
會計年度最後月份 Last Month of Financial Year [3月]
入帳月 Conversion Month [4月]
得出結果：1/4/2013 – 31/3/2014
例子2：
會計年度 Current Financial Year [2016]
會計年度最後月份 Last Month of Financial Year [12月]
入帳月 Conversion Month [1月]
得出結果：1/1/2016 – 31/12/2016
會計期數 Number of Accounting Periods：可選12或13
*完成公司資料檔的建立後，入帳月份和會計年度便不能更改。下一頁會有提醒，請核實資料，如發現錯誤，請返回上一頁作更改。
一般做法會將入帳月定為會計年度的開始月份，在此月份前的交易皆無法輸入。
4. 選擇您需要的選項
如您要自行輸入您的公司的會計科目表，請按第3個選項。
5. 更改檔案位置
如果MYOB預設的檔案位置不符合您所要的，可自行更改。
按[更改]Change –> [繼續]Next 
6. 完成建立公司檔
恭喜！您可以按[控制中心]Command Centre 開始處理您的交易。
新建了公司檔後，如果您公司之前的帳戶有結餘，您便需要輸入承上結餘。
如何輸入？請教龍蝦博士啦！
1. 帳戶承上結餘Account Opening Balances
(a) 步驟：按[設定]Setup >> [結餘]Balances >> [帳戶承上結餘]Account Opening Balances
(b) 例如輸入普通支票帳General Cheque Account原有結餘，直接打在帳戶的[承上結餘]Opening Balance 一欄即可。
*輸入所有的結餘後，一般情況下，差額Amount left to be allocated 應為HK$0.00.
2. 應收款結餘Customer Balances(客戶結餘)
如果您的客戶目前在您的公司尚有欠款，便可以用[應收款結餘]Customer Balances 輸入欠款詳情，包括日期和金額。
(a)步驟：按[設定]Setup >> [結餘]Balances >> [應收款結餘]Customer Balances
(b) 按[加入以往銷售]Add Sale
(c)輸入以往銷售的記錄，包括：
1.客戶名稱Customer 、
2.發票#Invoice#的編號、
3.日期Date、
4.總額Total Including Tax、
5.按[記錄]Record即可。
3. 應付款結餘Supplier Balances(供應商結餘)
如果您目前尚欠供應商款項，便可以用[應付款結餘]輸入欠款詳情，包括日期和金額。
(a)按[設定]Setup >> [結餘]Balances >>[應收款結餘]Supplier Balances
(b)按[加入以往採購]Add Purchase
(c)輸入以往採購的記錄，包括：
1.供應商名稱Supplier Name、
2.採購單#PO#的編號、
3.日期Date、
4.總額Total Including Tax、
按[記錄]Record即可。
4. 成功輸入結餘！
有新客戶怎麼辦？
龍蝦博士將為你簡單介紹常用的設置客戶方法。
1. 卡片表 Card File
不論客戶和供應商，都可在卡片表中輸入資料。
按[卡片盒]Card File >> [卡片表]Cards List
2. 新增客戶
按[新增]New
3. 輸入客戶資料
(最常用的資料為 [名稱]Name(和 [卡片編號]Card ID )
注意：[卡片類型]Card Type需要是[客戶]Customer，成功建立後不能輕易更改。
4. 按[確定]OK便能成功設置客戶！
有新供應商怎麼辦？
龍蝦博士將為你簡單介紹常用的設置供應商方法。
1. 卡片表
不論客戶和供應商，都可在卡片表中輸入資料。
按[卡片盒](Card File) >> [卡片表](Cards List)
2. 新增供應商
按[新增](New)
3. 輸入供應商資料
(最常用的資料為[名稱](Name)和[卡片編號](Card ID)
注意：卡片類型需要是[供應商](Supplier)，成功建立後不能輕易更改。
4. 按[確定](OK)便能成功設置供應商！
如果您的公司有存貨，您便需要設置貨品。那應該如何設置貨品呢？問龍蝦博士啦！
1. 貨品清單
按[存貨]Inventory >> [貨品清單]Items List
2. 新增存貨清單
按[新增]New
v
3. 貨品資料
步驟：輸入貨品編號Item Number >> 名稱Name >> R 剔取貨品屬性(購買Buy/ 出售Sell/ 庫存Inventory 可同時選擇) >> 選取關連帳戶Asset Account for Item Inventory
*提提您：如果沒有剔取屬性，便不能輸入其後資料，包括關連帳戶。
關連帳戶例子：
5-1400–>銷售成本(銷售成本)
4-9000–>硬件銷售(收入)
1-3300–>存貨(資產)
4. 按[確定]OK 便能設置貨品！
要有一盤清晰的帳目，輸入日記帳當然不可或缺，龍蝦博士將教您如何簡單輸入日記帳。
1. 輸入日記帳 Record Journal Entry
步驟：[總帳]Account >> [輸入日記帳]Record Journal Entry
2. 入帳
您可以再[備忘]Memo上寫入交易的資料，令交易更為清晰。
*輸入任何交易，都要檢查日期Date是否正確。
先輸入借項Debit，例如入HK$100,000入普通支票帳(1-1100)。
步驟：帳戶# Acct# 下的[箭咀] >> 選取應入帳戶Select from List >> 按[使用帳戶]Use Account
再輸入貸項Credit，方法與借項Debit相同，惟金額的擺放位置如圖。
最後按[記錄]Record即可。
如果您的公司有一些非銷售及非採購的金錢交易，如電費Electricity、廣告費Advertising Fee、文具費Stationery Fee等，便要使用[出納]Banking來輸入銀行支出及收款。
1. 銀行支出
(常用例子：費Electricity、廣告費Advertising Fee、文具費Stationery Fee)
(a) 步驟：按[出納]Banking >> [支出]Spend Money
(b) 填妥日期Date、金額Amount和備忘Memo等空格後，選取適當的帳戶#Acct#及輸入其金額Amount。
*您可能需要填寫收款人Payee (如有)
*最上顯示的帳戶表示要被扣錢的帳戶Account
(此例：普通支票帳General Cheque Account[1-1100])，
而電費Electricity [6-3000]是支出的帳戶名稱Name，即帳戶內的數字是在電費的支出。
(提提您：完成輸入後可以按[Ctrl+R]開啟交易預覽Recap Transaction，查看交易所輸入的帳戶Account是否正確。)
2. 銀行收款 Receive Money
(常用例子：利息收入)
(a) 步驟：按[出納]Banking >>[收款]Reveive Money
(b) 填妥日期Date、金額Amount和備忘Memo等空格後，選取適當的帳戶Account及輸入其金額Amount。
*您可能需要填寫付款人Payor(如有)
*最上存入帳戶表示要存入金錢的帳戶Deposit to Account
(此例：普通支票帳[1-1100]General Cheque Account)，
而利息收入Interest Income[8-1400]是收入的帳戶名稱Name，即帳戶內的數值是您在利息中的收入。
輸入完成後，切記按[記錄]Record確定交易。
當有人對您公司的產品有興趣或購買您公司的產品，您便需要建立報價單或發票，龍蝦博士將為您講解建立的方法。
1. 輸入報價單
(a) 按[銷售]–>[輸入銷售]
(b) 左上角按[報價]
(c)選擇客戶
按客戶一格中向下的箭咀–>選取客戶–>[使用客戶]
(d) 輸入報價資料
*包括發票編號、日期、帳戶編號和金額
*檢查備忘中是否寫明[銷售]，以防與採購混淆。
2. 更改報價單
如果客戶接受您的報價，其交易便為訂單(未完成交易)/ 發票(已完成交易)。
(a) 按[銷售]–>[銷售記錄]
(b) 按白色箭咀如圖
(c) 轉為訂單或發票
i) 訂單 Order
當客戶已向您確認訂貨，可直接於報價單中轉為訂單。
(訂單格式)
*小心檢查日期，因訂單日期未必與報價單相同。
ii)發票 Invoice
當您已向客戶提供服務/ 商品，可直接於報價單中轉為發票。
(發票格式)
*小心檢查日期，因發票日期未必與報價單相同。
如果客戶向你付款，應怎麼做? 龍蝦博士話您知： Easy job!
1. 客戶付款
按[銷售]–>[客戶付款]
2. 付款資料
輸入存入帳戶(如普通支票帳)–>
日期–>所收金額–>套用在[未付]的發票中
(注意：所收金額未必與結欠金額相同，宜檢查所付的發票)
3. 檢查已付發票
按[銷售]–>[銷售記錄]
(已付款發票範本)
如果付款給供應商，應怎麼做?
龍蝦博士話您知： 好簡單！
1. 繳付帳單
步驟：按[採購]Purchases >> [繳付帳單]Pay Bills
2. 付款資料
輸入帳戶Account(如普通支票帳General Cheque Account ) >>
日期Date >> 金額Amount >> 套用在[未付]Open的發票中
(注意：所付金額Amount未必與結欠Total Owed 金額相同，宜檢查所付的帳單)
3. 檢查已付帳單
按[採購]Purchases >>[採購記錄]Purchases Register
(已付款帳單Closed Bills 範本) 
當您對某公司的產品有興趣或購買了他們的產品，您便需要建立採購報價單或帳單，而龍蝦博士將為您講解建立的方法。
1. 輸入採購報價單
(a) 步驟：按 [採購]Purchases >> [採購]Enter Purchases
(b) 左上角按[報價]QUOTE
(c)選擇供應商
步驟：按供應商Supplier欄中向下的 箭咀 >> [選取供應商]Select From List >>[使用供應商] Use Supplier
(d) 輸入報價資料
*供應商可在[供應商]Supplier一格中向下的箭咀選取
*包括採購單編號# Purchase# 、日期Date 、帳戶編號# Supplier Inv# 和金額Amount
*檢查備忘中是否寫明[採購]Purchases，以防與銷售混淆
2. 更改報價單
如果您接受客戶的報價，其交易便為訂單Open Bills(未完成交易)/ 帳單Closed Bills(已完成交易)。
(a) 步驟：按[採購]Purchases >> [採購記錄]Purchases Register
(b) 按白色箭咀如圖
(c) 轉為訂單Order或發票Invoice
i) 訂單 Order
當您已向供應商確認訂貨，可直接於[報價單]QUOTE中轉為[訂單]ORDER。
(訂單格式)
*小心檢查[日期]Date，因[訂單]ORDER日期未必與[報價單]QUOTE相同。
ii) 帳單 Bill
當供應商已為您提供[服務]Service / [商品]Item ，可直接於報價單中轉為[帳單]Bill。
(帳單格式)*小心檢查[日期]Date，因帳單Bill日期未必與報價單QUOTE相同。
辛辛苦苦地把記錄輸入公司的MYOB檔，終於到了驗證結果的時間了。
因為一堆沒有整理和分析的數字意思欠奉，所以當然不少得MYOB的輸出報表啦！
現在就讓龍蝦博士為您介紹如何輸出報表：
1. 報表Reports
步驟：按[報表](Reports)
2. 選擇報表類型
步驟：左上角按 [總帳](Accounts) >> 選取 [總帳試算表](General Ledger Trial Balance)中的[總帳](Trial Balance Detail) >>按[選項](Customise) 自訂及檢查報表選項
3. 自訂及檢查報表選項
步驟：輸入報表覆蓋的[日期](Date From) (程式會自動輸入，如不適合，自行更改即可) >>按[顯示](Display)
4. 檢查報表
[總帳](Detail Trial Balance)報表會顯示每個帳戶的最後結餘。
提提您：檢查報表名稱、日期等資料後，如果某欄顯示不足，
例如備忘中有些字不夠地方顯示，可拉備忘旁的向上箭咀自行調節。
5. 轉換報表成檔案
(a) 步驟：按[送至](Send To)
(b) 步驟：按[PDF]
(c) 報表檔案會顯示您的公司基本資料、報表名稱、覆蓋日期、報表轉檔的日期和時間等。
6. 一份簡單的報表輸出完成！
MYOB 進階操作教學
為方便客戶快速地把資料輸入，MYOB設有匯入功能，客戶可把資料從Excel/txt文字檔直接導入MYOB公司檔。您可以匯入下列資料： 帳戶、貨品、日記帳、客戶付款、收款、支出、繳付帳單、銷售、採購、卡片、項目、自訂列、聯絡紀錄、活動以及活動紙（只適用於MYOB Premier）和工時記錄表（只適用於MYOB Premier Plus)
(A) 匯出 MYOB 格式
要把資料從Excel/txt檔直接倒入MYOB公司檔，MYOB有指定格式。
如何獲得MYOB指定格式? 您可以利用MYOB設有的匯出功能，把MYOB檔內已有的資料匯出，匯出的txt檔就是MYOB範本格式，此時您可在Excel中開啟此MYOB txt範本，把匯入資料加入範本中，儲存為txt格式，便完成匯入檔。
匯出會計科目表例子:
a) 按[檔案]>[匯出資料]>[總帳]>[帳戶內容]
b) 選擇以 [Tab] 鍵分隔或以逗號分隔的檔案格式
c) 在<匯出資料>頁，選擇[全部配對]或只剔選指定輸出資料(建議不剔選結餘)，按[匯出]
d) 完成並儲存為TXT檔
(B) 輸入要匯入資料
MYOB匯入資料檔是Txt格式檔。您可在Excel中開啟在步驟(1)匯出或下載的Txt資料檔，加入您將要匯入的資料，完成後儲存為txt檔。
(C) 匯入
a) 每次匯入資料前，先將MYOB公司檔備份(匯入資料後，則不能還原。
b) 在MYOB開啟公司檔後，選擇[檔案]>[匯入資料]>，然後選擇要匯入的資料類型，這時會開啟匯入檔案視窗。
c) 選擇[以Tab鍵分隔] [總類記錄] ，並指示MYOB如何處理雙重記錄(拒絕記錄或更新現有記錄)，按[繼續] 
d) 選擇滙入資料檔
e) 將匯入欄位配對到相應匯入欄位
f) 完成配對後，便可按[匯入]，視窗會顯示成功滙入(完成)或不成功滙入(略過) 的數量及出現警告的數量
(D) 未能匯入資料報告
a) 步驟(C)最後視窗顯視匯入了多少記錄，若顯示有略過記錄或警告，有關詳情可到顯示之資料夾查看。
b) 資料夾會顥示原因，您要修正有關錯誤，重新匯入資料。
年結完成(開新會計年度)後，該年度的資料會被鎖定，不能更改。建議您完成調整後，才進行年結，便可避免在新年度中輸入調整日記帳項目。
在開新會計年度時：
上個會計年度所有帳戶的每月總額均會變成「去年」類別。 如已有「去年」金額，則該金額將被取代
本年盈利帳結餘會轉入您的累積盈餘帳
所有收入、銷售成本、支出、其他收入及支出帳戶的結餘全數會變為零
已付款銷售、已付款採購及分配至已付款銷售及已付款採購的記帳項目，會依您在開新會計年度小助手中所作的選擇予以保留或減省
準備好，便可按以下步驟開新會計年度。
(A) 備份資料檔、設定新財務年度
a) 進入“檔案”菜單，選“開設新年度”＞ “開新會計年度”，開設新會計年度前先備份。
b) 將全部資料備份 (將公司資料檔連同自訂的表單及報表格式)、查驗資料檔錯漏、為備份重新命(例: 2014 (before Closing)及儲存到指定位置
c) 設定新會計年度。系統會顯示新會計年度及最後月份，此時您亦可更改最後月份。
(B) 選擇保留或減省舊記錄
a) 決定是否”保留未存資金總款收據” 及“保留未付款的薪酬付款/支付款扣減”. 若資料檔不是太大，建議剔選”保留”。
b) 決定是否”減省查帳索引記錄” 及“減省貨品調動記錄”，若資料檔不是太大，建議不剔選”減省”。
c) 決定是否”保留上個會計年度的已付款交易”，並指明保留此日期以後的記錄。建議剔選”保留”及選擇”自最早年度”。
d) 剔選保留有未對帳的帳戶。如果已經全部對帳，建議”略過”此頁。
e) 按 “開新會計年度”，完成開設新年度
(C) 檢視完成
進入[設定]>[公司資料]，檢查是否已顯示新會計年度 
您可以在MYOB系統輸入出納、銷售及採購，同時列印各類表單，例如支票、報價單、發票、收據、帳單、月結單等。 表單均可以在MYOB中度身訂做，包括加入公司標誌、加入內容、設定格式等。
MYOB 工具列
以下是設定發票例子：
(A) 加入文字
a) 登入菜單[設定]，選 [自訂表單格式]，點選表單類別，例如發票。
b) 在[銷售格式]中選 [貨品]，在選[自訂格式]中選 “MYOB Premier Plus’s 預設發票”，按[格式設定]。
c) 在工具列按T，滑鼠在”公司地址”下面按一下加入文字欄，在文字欄按兩下，加入文字 “電話:”
(B) 加入資料
按工具列中第一個按鈕，選”電話 #1″(客戶電話)。把欄位移至”電話”標題的右側。
(C) 加入框線
在工具列中按第四個按鈕，為”公司資料”加入四周框線。
(D) 加入圖片
工具列中按第三個按鈕，滑鼠在圖片位置按兩下，按[讀取圖片]並選擇 “Logo.jpg”，調整圖片大小。
(E) 加入欄位
刪除”已計稅”一欄，按工具列中第一個按鈕，選”貨品自訂欄#1″，取替“已計稅”欄位。
(F)另儲存表單
按[另存表單]、輸入檔案名稱 “INV(今日)”，按“確認。
MYOB受歡迎教學貼士:
1) Jobs項目 一般會應用於工程項目，可建立多個分支項目並附屬於一個主項目；Categories類別 則無法建立分支類別。
2) Jobs項目 可製作預算以及預算分析。
3) 每一宗日記帳可以輸入多項記錄，每一項記錄都有Jobs項目 欄位以供使用；而每一宗日記帳只有一個Categories類別 欄位。
4) Jobs項目 的主要報表有 「Profit & Loss 損益表」 ；而Categories類別 則有「Profit & Loss 損益表 / Balance Sheet資產負債表」可供閲覽。（如下圖所示）
在 Window10 中運作MYOB一些舊版本 (包括 Premier v13.8 / PremierPlus v13.8 / Accounting v19.8 或之前版本), Windows會出現紅色封鎖訊息, 您需要升級MYOB至最新版本, 才可繼續運作.
當一年又一年地入數，資料總會越積越多，系統速度有所減慢亦在所難免。
但有些案例卻是只多加一個用戶整個系統立時慢上一截，而且情況隨年月而日漸嚴重。有朋友就遇上這種情況，問我該怎麼辦？
有幾種情況可能系統被大幅拖慢：
1) 公司沒有Windows伺服器，但三人以上同時進入系統，系統就有可能因多人使用而被拖慢
2) 系統中各電腦是以wifi連接
3) 儲存資料檔的系統是NAS伺服器
4) 系統連接的設定限制了整體速度，或其他硬件（例如switch）性能太低
其實市面上有加速軟件可以大幅加快MYOB系統的運行速度。如想了解詳情，你可以問一下你的分銷商。
一些客戶在使用了MYOB一段日子後，系統突然要求重新確認資料檔，因此不知所措。
司資料檔(.myo檔)在首次建立時必須啟動一次，之後再進行週期性的確認，確認資料檔的頻度是隨機性的。
1) 啟動/確認程序
確保您的電腦已聯繫互聯網，在彈出視窗中，剔選 #1 網上啟動/確認資料檔，按[繼續]完成!
MYOB舊版本確認程序: 補丁
舊版本MYOB要先按以下程序安裝補丁，才可進行以上程序。
1. 下載補丁 LicenseV2.zip
2. 解壓縮後執行LicenseV2.exe，瀏覽並選擇MYOB程式資料夾(例C:\Premier13hk_English)，然後按[Update]
3. 系統顯示 [Update Completed] 後便可進行確認程序
2-3位MYOB用戶，在同一地點使用MYOB，可透過Windows 本身已有的«共用»功能，把資料檔分享給其他電腦進行同步入帳。
您需要先為每位用戶的電腦安裝MYOB程式，並使每位用戶電腦能登入同一«共用»資料夾存取XXX.myo資料檔。請按以下步驟建立”共用”資料夾:
1) 新增資料夾（建議將資料夾放置於用以放置資料檔的電腦的C:\），然後將資料檔（副檔名為.myo）放置於資料夾內
2) 按右鍵點選MYOB共享資料夾，選取[共用對象] > [特定人員]
3) 選取[Everyone]” ，選取[新增]
4) 點擊[讀取] ，然後點選 [讀取/寫入]
5) 點擊[共用]
6) 記下路徑(e.g. \\RUDIWONG-PC\)，然後選 [完成]
7) 開啟另一台電腦，輸入前述路徑(e.g. \RUDIWONG-PC)以檢索之前的資料夾
8) 為方便檢索，請按右鍵點選該資料夾，點選[連線網路磁碟機]
9) 選擇磁碟機(e.g. Z) ，然後點選[完成]
10) 以後於MYOB開啟資料檔時，可直接選取“Z:\”
11) 用戶啟動在電腦桌面已安裝好的MYOB，按”開啟”，進入[共用]資料夾內的MYOB資料檔進行入帳。輸入用戶名稱和密碼，並選擇[多用戶登入]及選擇協定[TCP/IP]
12) Administrator需要為每位用戶建立用戶名稱(設定>選項>安全性>用戶)
13) 主機要是關掉，其他用戶就不能登入MYOB[共用]資料夾