MYOB Blog – Club 2.0

MYOB 啟用教學指南:

如何新建 MYOB 公司檔?

萬事起頭難,有些人可能會因為在開設公司帳戶時,要建立詳細複雜的公司帳目、客戶和廠商等資料而感到煩惱。為了解決您的煩惱,接下來龍蝦博士首先教您如何簡單建立公司檔!

1. 建立 Create

如果您是第一次輸入公司資料到MYOB,請按[建立]Create開設您的公司檔。

新建公司檔01
2. 輸入公司資料 Company Information(見下例)

輸入基本公司資料可以令您在列印報表時清楚顯示聯絡方法。
*公司名稱 *Company Name 必須填寫

新建公司檔02
3. 輸入年度資料 Tell us your accounting year (見下例)

小心選擇會計年度!

此例的會計年度 Current Financial Year   [2014] 是代表  1/4/2013 – 31/3/2014 期間
*如果會計年度是Current Financial Year   [2013] 那代表  1/4/2012 –  31/3/2013期間

例子1:
會計年度 Current Financial Year                         [2014]
會計年度最後月份 Last Month of Financial Year   [3月]
入帳月 Conversion Month                                  [4月]
得出結果:1/4/2013 – 31/3/2014

例子2:
會計年度 Current Financial Year                         [2016]
會計年度最後月份 Last Month of Financial Year   [12月]
入帳月 Conversion Month                                  [1月]
得出結果:1/1/2016 – 31/12/2016

會計期數 Number of Accounting Periods:可選12或13。

新建公司檔03

*完成公司資料檔的建立後,入帳月份和會計年度便不能更改。下一頁會有提醒,請核實資料,如發現錯誤,請返回上一頁作更改。

一般做法會將入帳月定為會計年度的開始月份,在此月份前的交易皆無法輸入

4. 選擇您需要的選項

如您要自行輸入您的公司的會計科目表,請按第3個選項。

新建公司檔04
5. 更改檔案位置

如果MYOB預設的檔案位置不符合您所要的,可自行更改。
[更改]Change –> [繼續]Next 

新建公司檔05
6. 完成建立公司檔

恭喜!您可以按[控制中心]Command Centre 開始處理您的交易。

新建公司檔06
如何在 MYOB 輸入承上結餘?

新建了公司檔後,如果您公司之前的帳戶有結餘,您便需要輸入承上結餘。
如何輸入?請教龍蝦博士啦!

1. 帳戶承上結餘Account Opening Balances

(a) 步驟:按[設定]Setup >[結餘]Balances >> [帳戶承上結餘]Account Opening Balances

結餘1
結餘2

 (b) 例如輸入普通支票帳General Cheque Account原有結餘,直接打在帳戶的[承上結餘]Opening Balance 一欄即可。

結餘9

*輸入所有的結餘後,一般情況下,差額Amount left to be allocated 應為HK$0.00.

2. 應收款結餘Customer Balances(客戶結餘)
結餘3

如果您的客戶目前在您的公司尚有欠款,便可以用[應收款結餘]Customer Balances 輸入欠款詳情,包括日期和金額。

(a)步驟:按[設定]Setup >[結餘]Balances >> [應收款結餘]Customer Balances

結餘4

(b) 按[加入以往銷售]Add Sale

結餘8

(c)輸入以往銷售的記錄,包括:
1.客戶名稱Customer 、
2.發票#Invoice#的編號、
3.日期Date、
4.總額Total Including Tax、
5.按[記錄]Record即可。

3. 應付款結餘Supplier Balances(供應商結餘)
結餘5

如果您目前尚欠供應商款項,便可以用[應付款結餘]輸入欠款詳情,包括日期和金額。

(a)按[設定]Setup >> [結餘]Balances >>[應收款結餘]Supplier Balances

結餘6

(b)按[加入以往採購]Add Purchase

結餘7

(c)輸入以往採購的記錄,包括:
1.供應商名稱Supplier Name、
2.採購單#PO#的編號、
3.日期Date、
4.總額Total Including Tax、
[記錄]Record即可。

4. 成功輸入結餘! 
如何在 MYOB 設置客戶?

設客戶3

有新客戶怎麼辦?
龍蝦博士將為你簡單介紹常用的設置客戶方法。

1. 卡片表 Card File

不論客戶和供應商,都可在卡片表中輸入資料。
[卡片盒]Card File  >> [卡片表]Cards List

設客戶1
2. 新增客戶

[新增]New

設客戶2
3. 輸入客戶資料

 (最常用的資料為 [名稱]Name(和 [卡片編號]Card ID )
注意:[卡片類型]Card Type需要是[客戶]Customer,成功建立後不能輕易更改。

4. 按[確定]OK便能成功設置客戶!
如何在 MYOB 設置供應商?

有新供應商怎麼辦?
龍蝦博士將為你簡單介紹常用的設置供應商方法。

1. 卡片表

不論客戶和供應商,都可在卡片表中輸入資料。
[卡片盒](Card File)  >> [卡片表](Cards List)

設客戶1
2. 新增供應商

[新增](New)

設客戶2
3. 輸入供應商資料

(最常用的資料為[名稱](Name)[卡片編號](Card ID)
注意:卡片類型需要是[供應商](Supplier),成功建立後不能輕易更改。

設供應商1
4. 按[確定](OK)便能成功設置供應商!
如何在 MYOB 設置貨品?

貨品2
貨品1

如果您的公司有存貨,您便需要設置貨品。
那應該如何設置貨品呢?
問龍蝦博士啦!

1. 貨品清單

[存貨]Inventory  >> [貨品清單]Items List

2. 新增存貨清單

[新增]New

3. 貨品資料

步驟:輸入貨品編號Item Number >> 名稱Name >> R 剔取貨品屬性(購買Buy/ 出售Sell/ 庫存Inventory 可同時選擇) >> 選取關連帳戶Asset Account for Item Inventory

*提提您:如果沒有剔取屬性,便不能輸入其後資料,包括關連帳戶。

關連帳戶例子:

5-1400–>銷售成本(銷售成本)
4-9000–>硬件銷售(收入)
1-3300–>存貨(資產)

貨品3
4. 按[確定]OK 便能設置貨品!
如何在 MYOB 輸入日記帳?

要有一盤清晰的帳目,輸入日記帳當然不可或缺,龍蝦博士將教您如何簡單輸入日記帳。

1. 輸入日記帳 Record Journal Entry

步驟:[總帳]Account  >> [輸入日記帳]Record Journal Entry

日記帳1
2. 入帳

您可以再[備忘]Memo上寫入交易的資料,令交易更為清晰。
*輸入任何交易,都要檢查日期Date是否正確。

先輸入借項Debit,例如入HK$100,000入普通支票帳(1-1100)。

步驟:帳戶# Acct# 下的[箭咀] >> 選取應入帳戶Select from List >> [使用帳戶]Use Account

日記帳2

再輸入貸項Credit,方法與借項Debit相同,惟金額的擺放位置如圖。

日記帳3

最後按[記錄]Record即可。

如何在 MYOB 輸入銀行支出及收款?

如果您的公司有一些非銷售及非採購的金錢交易,如電費Electricity廣告費Advertising Fee、文具費Stationery Fee等,便要使用[出納]Banking來輸入銀行支出及收款。

1. 銀行支出

(常用例子:費Electricity廣告費Advertising Fee、文具費Stationery Fee)

(a) 步驟:按[出納]Banking >> [支出]Spend Money

銀行支出及收款1

(b) 填妥日期Date、金額Amount和備忘Memo等空格後,選取適當的帳戶#Acct#及輸入其金額Amount。
*您可能需要填寫收款人Payee (如有)

*最上顯示的帳戶表示要被扣錢的帳戶Account
(此例:普通支票帳General Cheque Account[1-1100]),
而電費Electricity [6-3000]是支出的帳戶名稱Name,即帳戶內的數字是在電費的支出。

銀行支出及收款2

(提提您:完成輸入後可以按[Ctrl+R]開啟交易預覽Recap Transaction,查看交易所輸入的帳戶Account是否正確。)

銀行支出及收款3
2. 銀行收款 Receive Money

(常用例子:利息收入)
(a) 步驟:按[出納]Banking >>[收款]Reveive Money

銀行支出及收款4

(b) 填妥日期Date、金額Amount和備忘Memo等空格後,選取適當的帳戶Account及輸入其金額Amount。
*您可能需要填寫付款人Payor(如有)

*最上存入帳戶表示要存入金錢的帳戶Deposit to Account
(此例:普通支票帳[1-1100]General Cheque Account),
而利息收入Interest Income[8-1400]是收入的帳戶名稱Name,即帳戶內的數值是您在利息中的收入。

銀行支出及收款5

輸入完成後,切記按[記錄]Record確定交易。

如何在 MYOB 建立報價單和發票?

當有人對您公司的產品有興趣或購買您公司的產品,您便需要建立報價單或發票,龍蝦博士將為您講解建立的方法。

1. 輸入報價單

(a) 按[銷售]–>[輸入銷售]

報價+發票1

(b) 左上角按[報價]

報價+發票2

(c)選擇客戶
按客戶一格中向下的箭咀–>選取客戶–>[使用客戶]

報價+發票3

(d) 輸入報價資料
*包括發票編號、日期、帳戶編號和金額
*檢查備忘中是否寫明[銷售],以防與採購混淆。

報價+發票4
2. 更改報價單

如果客戶接受您的報價,其交易便為訂單(未完成交易)/ 發票(已完成交易)。
(a) 按[銷售]–>[銷售記錄]

報價+發票5

(b) 按白色箭咀如圖

報價+發票8

(c) 轉為訂單或發票

i) 訂單 Order

當客戶已向您確認訂貨,可直接於報價單中轉為訂單。

報價+發票6

(訂單格式)
*小心檢查日期,因訂單日期未必與報價單相同。

報價+發票9

ii)發票 Invoice
當您已向客戶提供服務/ 商品,可直接於報價單中轉為發票。

報價+發票7

(發票格式)
*小心檢查日期,因發票日期未必與報價單相同。

報價+發票10
如何在 MYOB 收取客戶款項?

如果客戶向你付款,應怎麼做?
龍蝦博士話您知: Easy job!

1. 客戶付款

[銷售]–>[客戶付款]

收取客戶款項1
2. 付款資料

輸入存入帳戶(如普通支票帳)–>
日期–>所收金額–>套用在[未付]的發票中
(注意:所收金額未必與結欠金額相同,宜檢查所付的發票)

收取客戶款項2
3. 檢查已付發票

[銷售]–>[銷售記錄]

收取客戶款項4

(已付款發票範本)

收取客戶款項3
如何在 MYOB 付款予供應商?

如果付款給供應商,應怎麼做?
龍蝦博士話您知: 好簡單!

1. 繳付帳單

步驟:按[採購]Purchases  >> [繳付帳單]Pay Bills

付帳1
2. 付款資料

輸入帳戶Account(如普通支票帳General Cheque Account ) >>
日期Date >> 金額Amount >> 套用在[未付]Open的發票中
(注意:所付金額Amount未必與結欠Total Owed 金額相同,宜檢查所付的帳單)

3. 檢查已付帳單

[採購]Purchases >>[採購記錄]Purchases Register

付帳3

(已付款帳單Closed Bills 範本) 

付帳4
如何在 MYOB 建立採購單和帳單?

當您對某公司的產品有興趣或購買了他們的產品,您便需要建立採購報價單或帳單,而龍蝦博士將為您講解建立的方法。

1. 輸入採購報價單

(a) 步驟:按 [採購]Purchases  >> [採購]Enter Purchases

採購+帳單1

(b) 左上角按[報價]QUOTE

採購+帳單2

(c)選擇供應商
步驟:按供應商Supplier欄中向下的 箭咀 >> [選取供應商]Select From List >>[使用供應商] Use Supplier

採購+帳單10

(d) 輸入報價資料
*供應商可在[供應商]Supplier一格中向下的箭咀選取
*包括採購單編號# Purchase# 、日期Date 、帳戶編號# Supplier Inv# 和金額Amount
*檢查備忘中是否寫明[採購]Purchases,以防與銷售混淆

採購+帳單3
2. 更改報價單

如果您接受客戶的報價,其交易便為訂單Open Bills(未完成交易)/ 帳單Closed Bills(已完成交易)。
(a) 步驟:按[採購]Purchases >> [採購記錄]Purchases Register

採購+帳單4

(b) 按白色箭咀如圖

採購+帳單5

(c) 轉為訂單Order或發票Invoice

i) 訂單 Order 

當您已向供應商確認訂貨,可直接於[報價單]QUOTE中轉為[訂單]ORDER。

採購+帳單6

(訂單格式)
*小心檢查[日期]Date,因[訂單]ORDER日期未必與[報價單]QUOTE相同。

採購+帳單8
ii) 帳單 Bill

當供應商已為您提供[服務]Service / [商品]Item ,可直接於報價單中轉為[帳單]Bill。

採購+帳單7

(帳單格式)*小心檢查[日期]Date,因帳單Bill日期未必與報價單QUOTE相同。

採購+帳單9
如何在 MYOB 輸出報表?

辛辛苦苦地把記錄輸入公司的MYOB檔,終於到了驗證結果的時間了。
因為一堆沒有整理和分析的數字意思欠奉,所以當然不少得MYOB的輸出報表啦!

現在就讓龍蝦博士為您介紹如何輸出報表:

1. 報表Reports

步驟:按[報表](Reports)

輸出報表1
2. 選擇報表類型

步驟:左上角按 [總帳](Accounts)  >> 選取 [總帳試算表](General Ledger Trial Balance)中的[總帳](Trial Balance Detail)  >>按[選項](Customise) 自訂及檢查報表選項

輸出報表2
3. 自訂及檢查報表選項
輸出報表3

步驟:輸入報表覆蓋的[日期](Date From) (程式會自動輸入,如不適合,自行更改即可) >>按[顯示](Display)

4. 檢查報表

[總帳](Detail Trial Balance)報表會顯示每個帳戶的最後結餘。

輸出報表4

提提您:檢查報表名稱、日期等資料後,如果某欄顯示不足,
例如備忘中有些字不夠地方顯示,可拉備忘旁的向上箭咀自行調節。

5. 轉換報表成檔案
輸出報表5

(a) 步驟:按[送至](Send To)

輸出報表6

(b) 步驟:按[PDF]

輸出報表7

(c) 報表檔案會顯示您的公司基本資料、報表名稱、覆蓋日期、報表轉檔的日期和時間等。

6. 一份簡單的報表輸出完成!

MYOB 進階操作教學

如何把資料滙入MYOB?

為方便客戶快速地把資料輸入,MYOB設有匯入功能,客戶可把資料從Excel/txt文字檔直接導入MYOB公司檔。您可以匯入下列資料: 帳戶、貨品、日記帳、客戶付款、收款、支出、繳付帳單、銷售、採購、卡片、項目、自訂列、聯絡紀錄、活動以及活動紙(只適用於MYOB Premier)和工時記錄表(只適用於MYOB Premier Plus)

(A) 匯出 MYOB 格式

要把資料從Excel/txt檔直接倒入MYOB公司檔,MYOB有指定格式。

如何獲得MYOB指定格式? 您可以利用MYOB設有的匯出功能,把MYOB檔內已有的資料匯出,匯出的txt檔就是MYOB範本格式,此時您可在Excel中開啟此MYOB txt範本,把匯入資料加入範本中,儲存為txt格式,便完成匯入檔。

匯出會計科目表例子:

a) 按[檔案]>[匯出資料]>[總帳]>[帳戶內容]
b) 選擇以 [Tab] 鍵分隔或以逗號分隔的檔案格式
c) 在<匯出資料>頁,選擇[全部配對]或只剔選指定輸出資料(建議不剔選結餘),按[匯出]
d) 完成並儲存為TXT檔

(B) 輸入要匯入資料

MYOB匯入資料檔是Txt格式檔。您可在Excel中開啟在步驟(1)匯出或下載的Txt資料檔,加入您將要匯入的資料,完成後儲存為txt檔。

(C) 匯入

a) 每次匯入資料前,先將MYOB公司檔備份(匯入資料後,則不能還原。 

b) 在MYOB開啟公司檔後,選擇[檔案]>[匯入資料]>,然後選擇要匯入的資料類型,這時會開啟匯入檔案視窗。

c) 選擇[以Tab鍵分隔] [總類記錄] ,並指示MYOB如何處理雙重記錄(拒絕記錄或更新現有記錄),按[繼續] 

d) 選擇滙入資料檔

e) 將匯入欄位配對到相應匯入欄位

f) 完成配對後,便可按[匯入],視窗會顯示成功滙入(完成)或不成功滙入(略過) 的數量及出現警告的數量

(D) 未能匯入資料報告

a) 步驟(C)最後視窗顯視匯入了多少記錄,若顯示有略過記錄或警告,有關詳情可到顯示之資料夾查看。

b) 資料夾會顥示原因,您要修正有關錯誤,重新匯入資料。

如何做年結及開設新年度?

年結完成(開新會計年度)後,該年度的資料會被鎖定,不能更改。建議您完成調整後,才進行年結,便可避免在新年度中輸入調整日記帳項目。

在開新會計年度時:

  • 上個會計年度所有帳戶的每月總額均會變成「去年」類別。 如已有「去年」金額,則該金額將被取代
  • 本年盈利帳結餘會轉入您的累積盈餘帳
  • 所有收入、銷售成本、支出、其他收入及支出帳戶的結餘全數會變為零
  • 已付款銷售、已付款採購及分配至已付款銷售及已付款採購的記帳項目,會依您在開新會計年度小助手中所作的選擇予以保留或減省

準備好,便可按以下步驟開新會計年度。  

(A) 備份資料檔、設定新財務年度

a) 進入“檔案”菜單,選“開設新年度”> “開新會計年度”,開設新會計年度前先備份。

b) 將全部資料備份 (將公司資料檔連同自訂的表單及報表格式)、查驗資料檔錯漏、為備份重新命(例: 2014 (before Closing)及儲存到指定位置

c) 設定新會計年度。系統會顯示新會計年度及最後月份,此時您亦可更改最後月份。

(B) 選擇保留或減省舊記錄

a) 決定是否”保留未存資金總款收據” 及“保留未付款的薪酬付款/支付款扣減”. 若資料檔不是太大,建議剔選”保留”。

b) 決定是否”減省查帳索引記錄” 及“減省貨品調動記錄”,若資料檔不是太大,建議不剔選”減省”。

c) 決定是否”保留上個會計年度的已付款交易”,並指明保留此日期以後的記錄。建議剔選”保留”及選擇”自最早年度”。

d) 剔選保留有未對帳的帳戶。如果已經全部對帳,建議”略過”此頁。

e) 按 “開新會計年度”,完成開設新年度

(C) 檢視完成

進入[設定]>[公司資料],檢查是否已顯示新會計年度 

如何在 MYOB 自己設計發票表單?

您可以在MYOB系統輸入出納、銷售及採購,同時列印各類表單,例如支票、報價單、發票、收據、帳單、月結單等。 表單均可以在MYOB中度身訂做,包括加入公司標誌、加入內容、設定格式等。

MYOB 工具列

以下是設定發票例子:

(A) 加入文字

a) 登入菜單[設定],選 [自訂表單格式],點選表單類別,例如發票。

b) 在[銷售格式]中選 [貨品],在選[自訂格式]中選 “MYOB Premier Plus’s 預設發票”,按[格式設定]。

c) 在工具列按T,滑鼠在”公司地址”下面按一下加入文字欄,在文字欄按兩下,加入文字 “電話:”

(B) 加入資料

按工具列中第一個按鈕,選”電話 #1″(客戶電話)。把欄位移至”電話”標題的右側。

(C) 加入框線

在工具列中按第四個按鈕,為”公司資料”加入四周框線。

(D) 加入圖片

工具列中按第三個按鈕,滑鼠在圖片位置按兩下,按[讀取圖片]並選擇 “Logo.jpg”,調整圖片大小。

(E) 加入欄位

刪除”已計稅”一欄,按工具列中第一個按鈕,選”貨品自訂欄#1″,取替“已計稅”欄位。

(F)另儲存表單

按[另存表單]、輸入檔案名稱 “INV(今日)”,按“確認。

最受歡迎文章:

Jobs項目 與 Categories類別 有甚麽分別?

1)      Jobs項目 一般會應用於工程項目,可建立多個分支項目並附屬於一個主項目;Categories類別 則無法建立分支類別。

2)      Jobs項目 可製作預算以及預算分析。

3)      每一宗日記帳可以輸入多項記錄,每一項記錄都有Jobs項目 欄位以供使用;而每一宗日記帳只有一個Categories類別 欄位。

4)      Jobs項目 的主要報表有 「Profit & Loss 損益表」 ;而Categories類別 則有「Profit & Loss 損益表 / Balance Sheet資產負債表」可供閲覽。(如下圖所示)

為何用戶登入時會被封鎖?

最新版本MYOB可以運作於Wins 7, 8及10中。

有一些客戶反映在Wins 8.1登入MYOB時,系統會顯示已有同一位用戶在使用中,此情況有以下幾個可能性:

1)防毒軟件或防火牆安全級別太高

一些客戶的電腦裡的防火牆或防毒軟件級別設定得太高了,導致MYOB不能成功執行,客戶可嘗試把級數降低一點,或於防火牆軟件中允許MYOB通過。

您亦可嘗試先關閉防毒軟件,然後再次登入MYOB,若證明是防毒軟件問題,需要先移除防毒軟件,再重裝MYOB,並把防毒軟件設定給MYOB程式通過。

2)用戶未登出MYOB

詳情請按此參考解決方法。

我的MYOB系統越行越慢!怎麼辦?

當一年又一年地入數,資料總會越積越多,系統速度有所減慢亦在所難免。

但有些案例卻是只多加一個用戶整個系統立時慢上一截,而且情況隨年月而日漸嚴重。有朋友就遇上這種情況,問我該怎麼辦?

有幾種情況可能系統被大幅拖慢:
1) 公司沒有Windows伺服器,但三人以上同時進入系統,系統就有可能因多人使用而被拖慢
2) 系統中各電腦是以wifi連接
3) 儲存資料檔的系統是NAS伺服器
4) 系統連接的設定限制了整體速度,或其他硬件(例如switch)性能太低

其實市面上有加速軟件可以大幅加快MYOB系統的運行速度。如想了解詳情,你可以問一下你的分銷商。

為何要再次確認資料檔?

一些客戶在使用了MYOB一段日子後,系統突然要求重新確認資料檔,因此不知所措。

首先執行License.exe檔:
登入 http:/www.myob-hk.com/download/LicenseV2.zip下載LicenseV2.exe檔,解壓縮後把LicenseV2.exe檔儲存在MYOB程式夾中,執行LicenseV2.exe檔,於瀏覽欄中選擇MYOB程式(例 C:\Premier13hk_English),然後按[更新]

其實這是隨機性的檢查,客戶只需剔選(一),指示系統用網上確認資料檔便可。

如何建立共用資料夾 Shared Folder 讓多部電腦登入?

2-3位MYOB用戶,在同一地點使用MYOB,可透過Windows 本身已有的«共用»功能,把資料檔分享給其他電腦進行同步入帳。

您需要先為每位用戶的電腦安裝MYOB程式,並使每位用戶電腦能登入同一«共用»資料夾存取XXX.myo資料檔。請按以下步驟建立”共用”資料夾:

1) 新增資料夾(建議將資料夾放置於用以放置資料檔的電腦的C:\),然後將資料檔(副檔名為.myo)放置於資料夾內

2) 按右鍵點選MYOB共享資料夾,選取[共用對象] > [特定人員]

3) 選取[Everyone]” ,選取[新增]

4) 點擊[讀取] ,然後點選 [讀取/寫入]

5) 點擊[共用]

6) 記下路徑(e.g. \\RUDIWONG-PC\),然後選 [完成]

7) 開啟另一台電腦,輸入前述路徑(e.g. \RUDIWONG-PC)以檢索之前的資料夾

8) 為方便檢索,請按右鍵點選該資料夾,點選[連線網路磁碟機]

9) 選擇磁碟機(e.g. Z) ,然後點選[完成]

10) 以後於MYOB開啟資料檔時,可直接選取“Z:\”

11) 用戶啟動在電腦桌面已安裝好的MYOB,按”開啟”,進入[共用]資料夾內的MYOB資料檔進行入帳。輸入用戶名稱和密碼,並選擇[多用戶登入]及選擇協定[TCP/IP]

12) Administrator需要為每位用戶建立用戶名稱(設定>選項>安全性>用戶)

13) 主機要是關掉,其他用戶就不能登入MYOB[共用]資料夾